PENILAIAN INTERNAL
Kekuatan sebuah perusahaan yang tidak dapat dengan
mudah ditandingi atau ditiru
oleh para pesaing dinamakan komperensi khusus (distinctive competences). Membagun keunggulan kompetitif
melibatkan kemampuan untuk memanfaatkan
kompetensi
khusus dalam penelitan dan pengembangan untuk memproduksi beragam produk yang inovatif. Strategi
sebagian dirancang untuk memperbaiki kelemahan perusahaan,
mengubahnya menjadi kekuatan. Beberapa peneliti menekankan pentingnya audit internal sebagai
bagian dari proses manajemen strategis yaitu
membandingkan
dengan audit eksternal. Robert Grand dalam buku David (2009) menyimpulkan bahwa audit internal
lebih penting. Dalam dunia dimana preferensi
konsumen
sangat dinamis, identitas konsumen berubah, dan teknologi yang dimaksudkan untuk melayani
kebutuhan konsumen terus-menerus berkembang.
Orientasi
yang terfokus secara eksternal tidak akan memberi sebuah landasan yang aman bagi perumusan jangka panjang.
Ketika lingkungan eksternal berubah, sumber
daya
dan kapabilitas perusahaan sendiri kiranya merupakan landasan yang lebih stabil untuk mendefinisikan identitasnya.
Untuk melakukan audit internal dibutuhkan usaha
pengumpulan, penyesuaian, dan
pengevaluasian informasi mengenai operasi perusahaan. Faktor-faktor keberhasilan mencakup kekuatan
maupun kelemahan. Kegagalan untuk menyadari
dan
memahami hubugan antar area fungsional bisnis dapat menghambat manajemen strategis, dan jumlah produk atau
jasa yang ditawarkan produk atau jasa yang
ditawarkan
perusahaan. Perusahaan milik pemerintah dan nirlaba secara tradisional tidak memberikan penekanan yang
cukup pada hubungan pada fungsi bisnis.
Penilaian Internal menurut Fred R.
David
Semua organisasi memiliki kekuatan dan kelemahan dalam
area fungsional bisnis dan tidak ada perusahaan yang sama kuatnya atau lemahnya
dalam semua area. Kekuatan/kelemahan internal digabungkan dengan
peluang/ancaman eksternal dan pernyataan misi yang jelas, menjadi dasar untuk
menetapkan tujuan dan strategi. Tujuan dan strategi ditetapkan dengan maksud
memanfaatkan kekuatan internal dan mengatasi kelemahan.
A. Audit Internal
Proses menjalankan audit internal memberikan banyak peluang untuk pihak
yang berpartisipasi guna memahami bagaimana pekerjaan, departemen, dan divisi
mereka merupakan bagian dari perusahaan secara keseluruhan. Untuk
melakukan audit internal dibutuhkan usaha pengumpulan, penyesuaian, dan pengevaluasian informasi
mengenai operasi perusahaan.
Manajemen strategis adalah proses
yang sangata interaktif yang membutuhkan koordinasi efektif antara manajer
manajemen, pemasaran, keuangan/akuntansi, produksi, litbang dan sistim
informasi manajemen. Walaupun proses manajemen strategis dipantau oleh penyusun
strategi, keberhasilan membutuhkan kerjasama manajer dan staf dari semua area
fungsional untuk memberikan ide dan informasi.
Menjalankan audit internal
membutuhkan pengumpulan, asimilasi dan evaluasi informasi tentang operasi
perusahaan serta faktor-faktor penentu keberhasilannya terdiri dari kekuatan
dan kelemahan yang dapat diindentifikasi dan diprioritaskan. Melalui
keterlibatan dalam menjalankan audit manajemen strategi internal, manajer dari
departemen dan divisi yang berbeda dalam perusahaan dapat ikut serta memahami
sifat dan pengaruh dari area fungsional bisnis lainnya dalam perusahaan.
Pengetahuan hubungan tersebut sangat penting untuk
penetapan tujuan dan strategi yang efektif.
B.
Pandangan Berbasis Sumber Daya
Pendekatan ini tentang keunggulan
kompetitif yang menyatakan bahwa sumber daya internal adalah lebih penting
untuk perusahaan dibanding faktor eksternal dalam mencapai dan mempertahankan
keunggulan kompetitif.
Jay Barney menyatakan bahwa kinerja
organisasi pada dasarnya ditentukan sumber daya internal yang dapat
dikelompokkan dalam tiga kategori: sumber daya fisik, sumber daya manusia, dan
sumber daya organisasi. Teori ini menekankan bahwa sumber daya membantu
perusahaan mengeksploitasi peluang dan menetralisasi ancaman. Ide dasar ini
adalah bahwa bauran, jenis, jumlah dan sifat dari sumber daya internal
perusahaan harus dipikirkan lebih dahulu dan penting mengembangkan strategi
yang dapat mengarahkan pada keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Teori ini
sangat berguna bagi perusahaan yang menjalankan strategi yang belum
diimplementasikan oleh perusahaan pesaing manapun.
Sumber daya bernilai harus memenuhi
kriteria sebagai berikut:
1. Sumber daya
langka adalah sumber daya yang tidak dimiliki perusahaaan pesaing. Jika banyak
perusahaan memiliki sumber daya yang sama, maka perusahaan tersebut cenderung
mengimplementasikan strategi yang mirip, maka tidak akan memberikan keunggulan
kompetitif.
2. Sumber daya yang sama sulit untuk ditiru, jika perusahaan tidak dengan
mudah mendapatkan sumber daya, maka sumber daya akan mengarah kepada keunggulan
kompetitif.
3. Tidak mudah
digantikan, apabila tidak ada produk pengganti yang memungkinkan, maka
perusahaan akan mampu mempertahankan keunggulan kompetitifnya.
Semakin banyak sumber daya memenuhi
kriteria tersebut, maka semakin kuat keunggulan kompetitif perusahaan dan
semakin lama bertahannya.
C.
Fungsional Bisnis
Dilihat dari
fungsinal Bisnis, faktor internal dalam analis kompetensi terdiri dari
faktor manajemen, produksi dan operasi, penelitian dan pengembangan, keuangan dan
pemasaran.
1. Fungsi Manajemen
1.a.
Perencanaan merupakan tahapan proses manajemen yang digunakan dalam
memformulasi implementasi strategi dari perusahaan. Perencanaan terdiri atas
semua aktivitas yang terkait dengan persiapan masa depan perusahaan yang
mencakup peramalan, penetapan sasaran, formulasi strategi, pengembangan
kebijakan, dan penentuan tujuan.
1.b.
Pengorganisasian merupakan bagian dari implementasi strategi dari
perusahaan yang mencakup semua aktivitas manajerial yang menghasilkan struktur
pekerjaan dan hubungan otoritas.
1.c.
Pemberian Motivasi merupakan bagian dari implementasi strategi dari
perusahaan yang melibatkan usaha yang diarahkan dalam membentuk perilaku
manusia yang antara lain berkaitan dengan kepemimpinan, komunikasi, kelompok
kerja, dan sebagainya.
1.d.
Pengelolaan Staf merupakan bagian dari implementasi strategi perusahaan
yang dipusatkan pada manajemen staf atau SDM.
Aktivitas penempatan staf memainkan peran penting
dalam upaya penerapan
strategi,
dan karena oleh karena itu seorang manajer sumber daya manusia terlibat
secara
lebih aktif dalam manajemen strategis. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam area penempatan
staf merupakan hal yang penting. Manajer sumber daya
manusia menjadi semakin terlibat dan berperan aktif di dalam perumusan dan penerapan strategi.
1.e.
Pengendalian merupakan aktivitas manajerial yang diarahkan untuk
memastikan bahwa hasil actual konsisiten dengan hasil yang telah direncanakan
dan aktivitasnya merupakan bagian dari evaluasi strategi perusahaan.
Pengendalian dapat dilaksanakan dengan melaksanakan kontrol kualitas, control
penjualan, control persedian dan sebagainya.
2. Fungsi Pemasaran
Pemasaran dapat digambarkan sebagai
proses mendefinisikan, mengantisipasi, menciptakan, serta memenuhi kebutuhan
dan keinginan pelanggan atas barang dan jasa. Fungsi dasar pemasaran yang dapat
membantu penyusunan strategi mengindentifikasi dan mengevaluasi kekuatan dan
kelemahan dari pemasaran adalah
analisis konsumen, penjualan produk/jasa, perencanaan produk/jasa, penetapan harga,
distribusi, riset pemasaran dan analisis peluang.
3. Fungsi
Keuangan/Akuntansi
Kondisi keuangan sering dianggap sebagai satu ukuran
terbaik untuk posisi kompetitif dan daya tarik keseluruhan suatu perusahaan.
Menurut James Van Horne bahwa fungsi tersebut terdiri atas tiga keputusan
yaitu:
1.a. Keputusan
investasi (investment decision)
2.b. Keputusan
pendanaan (financing decision).
3.c. Keputusan
deviden (dividend decision).
Analisis
ratio keuangan adalah metode yang paling banyak digunakan untuk organisasi
berorientasi laba maupun nirlaba menentukan kekuatan dan kelemahan organisasi
dalam area investasi, pendanaan, dan deviden sehingga rasio keuangan dapat
memeberikan tanda-tanda kekuatan dan kelemahan aktifitas fungsi manajemen,
produksi, pemasaran, penelitian dan pengembangan, dan sistim informasi.
4. Fungsi
Produksi/Operasi
Menurut Robert Schroeder menyatakan bahwa manajemen
produksi terdiri dari lima area keputusan atau fungsi yaitu proses, kapasitas,
persediaan, tenaga kerja, dan kualitas.9 Tugas utama manajer
produksi adalah mengembangkan dan mengoperasikan sebuah sistim yang akan
menghasilkan jumlah produk/jasa yang dibutuhkan sesuai dengan kualitas
tertentu, harga yang sudah ditentukan, dan waktu yang sudah tetapkan.
5. Penelitian dan
Pengembangan
Kekuatan dan kelemahan litbang memiliki peran penting
dalam formulasi dan implementasi strategi, sehingga perusahaan harus terus
menerus mengembangkan produk baru dan memperbaiki produknya karena perubahan
kebutuhan dan selera konsumen, teknologi, siklus produk yang semakin pendek,
dan meningkatkan persaingan domestic dan asing. Banyak perusahaan menggunakan
pendekatan litbang internal untuk mengembangkan produk baru. Pengembangan produksi baru mendahului kompetitor. Meningkatkan mutu produk.
6. Sistim Informasi Manajemen (Management Information System/SIM)
Informasi merupakan fondasi dari semua organisasi untuk menghubungkan
semua fungsi bisnis menjadi satu dan menyediakan bahan untuk mendukung semua
keputusan manajerial. Karena organisasi semakin kompleks, terdesentralisasi,
dan tersebar secara global, fungsi sistim informasi semakin penting peranannya.
SIM menerima bahan mentah dari evaluasi internal dan eksternal dari suatu
organisasi. Kegunaan SIM untuk
memperbaiki kinerja suatu perusahaan dengan memperbaiki kualitas keputusan
manajerial dan untuk membangun kompetensi yang unik dalam bidang lain. Sistim
informasi, CIO/CTO, Keamanan, Mudah dioperasikan, E-Commerce Penilaian Internal.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah meningkatkan kinerja sebuah
bisnis dengan cara meningkatkan kualitas keputusan manajerial. Dengan demikian,
sistem informasi manajemen yang efektif mengumpulkan, mengodekan, menyimpan,
menyintesis, dan menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga mampu menjawab
berbagai pertanyaan operasi dan strategi.
Manfaat dari sistem informasi yang efektif meliputi pemahaman yang lebih
baik mengenai fungsi-fungsi bisnis, komunikasi yang lebih bagus, pengambilan
keputusan yang lebih berdasar, analisis persoalan yang lebih baik dan
pengendalian yang lebih efektif.
D.
Matriks Evaluasi Faktor Internal
(Matriks IFE)
Langkah
terakhir dalam melaksanakan audit manajemen strategis internal adalah
penyusunan Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE Matrix).
Evaluasi Faktor Internal (Matriks
EFI), digunakan untuk mengetahui faktor-faktor internal perusahaan berkaitan
dengan kekuatan dan kelemahan yang dianggap penting. Data dan informasi aspek
internal perusahaan dapat digali dari beberapa fungsional perusahaan, misalnya
dari aspek manajemen, keuangan, SDM, pemasaran, sistem informasi, produksi dan
operasi.